Sur le terrain, l’utilisation d’un logiciel de recrutement comme un système ATS (Applicant Tracking System) et logiciel de CRM (Customer Relationship Management) implique de relever un certain nombre de défis. Pour assurer un processus de recrutement vraiment efficace, il ne suffit pas d’avoir un excellent parseur de CV (extraction sémantique) et un système ATS ou CRM facile d’utilisation. Cet article examine certains des goulets d’étranglement et autres obstacles types que les recruteurs doivent surmonter au quotidien – et qui ont été résolus grâce à la suite de produits logiciels développés par DaXtra.
Les vrais défis des outils de recrutement
Traiter des CV provenant de plusieurs sources dans des formats variés ou devoir travailler dans différents endroits avec des bases de données dites « legacy » peut être tout aussi difficile pour un logiciel de gestion du recrutement que pour des recruteurs en chair et en os – à moins que ledit logiciel n’ait été spécialement conçu pour gérer ces problèmes. Nous examinons ci-dessous certains des problèmes rencontrés sur le terrain par de nombreux clients de DaXtra, et comment notre suite de logiciels aide à y faire face.
CV dupliqués et mis à jour
Lorsque les CV sont saisis dans le système à partir de plusieurs sources et que les candidats peuvent mettre à jour leurs CV et profils en ligne presque instantanément via Internet, cela crée des problèmes importants pour les CRM/ATS de recrutement. S’ils ne sont pas détectés, les doublons et quasi-doublons peuvent provoquer une confusion importante lors de la recherche dans la base de données. DaXtra Capture est capable de détecter quand un nouveau CV entrant concerne la même personne – que ce soit un doublon exact ou une mise à jour – et de fusionner les profils, en ajoutant au profil existant toutes les nouvelles données.
CV dans différents formats et mises en page
Recevoir des CV dans différents formats avec des données similaires figurant à différents endroits d’un CV à l’autre peut être un défi même pour les lecteurs humains, ralentissant le processus de vérification des CV pour les candidats potentiels. Pendant de nombreuses années, les entreprises devaient spécifier le format préféré et les données requises afin de rendre plus facile et plus rapide la tâche de traitement – que ce soit par des humains ou des ordinateurs. Mais à l’ère du recrutement sur les réseaux sociaux et de l’acquisition de CV à partir des job boards, ce n’est plus possible. DaXtra Parser résout ce problème en extrayant les données d’un CV indépendamment de leur position ou de la façon dont il a été formaté. Tous les CV sont ainsi convertis dans un format commun, prêt à être parsés.
Erreurs de saisie de données
Avant l’avènement des logiciels de parsing, les humains étaient le moyen le plus précis de déterminer la signification des données sur un CV et ces dernières étaient entrées manuellement dans la base de données. Mais même si les humains peuvent être fiables pour lire et comprendre un CV, leur capacité à saisir ces données avec précision dans un ordinateur l’est un peu moins – ce qui entraîne souvent des erreurs pouvant alors poser des problèmes en termes de fiabilité de la recherche et de concordance. L’utilisation de DaXtra Parser élimine cette source d’erreur dans l’étape de traitement de CV.
Volume élevé de CV
C’est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés aujourd’hui les recruteurs et qui résulte d’une combinaison de taux de candidature élevés d’une part, et d’autre part de l’acquisition de CV en ligne pouvant générer des centaines de d’applications par offre publiée. Le défi consiste à transformer précisément mais rapidement tous les CV en un format commun, prêts pour une recherche d’emploi automatique ou manuelle. DaXtra Parser peut analyser les CV en quelques secondes avec une précision allant jusqu’à 95%. Ainsi, les centaines de CV reçus deviennent une source précieuse pour trouver les bons candidats sans engager de frais supplémentaires.
Recherche dans plusieurs job boards
Alors que l’essor des sites d’offres d’emploi a sans aucun doute aidé à la fois les recruteurs et les candidats à pourvoir ou à trouver des postes vacants appropriées, ils sont aujourd’hui si nombreux que le travail régulier de vérification des CV est devenu impossible à effectuer manuellement pour les consultants. DaXtra Search peut être configuré pour rechercher automatiquement une sélection de sites d’emploi ou de sites de réseautage d’entreprise (soumis à autorisation) et informer les consultants lorsque de nouvelles correspondances sont trouvées.
Bases de données dites « legacy »
La plupart des entreprises établies ou des cabinets de recrutement ont déjà un système qui ressemble à une base de données de recrutement, CRM ou ATS, et la plupart n’aiment pas l’idée d’avoir à changer de base de données afin de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. DaXtra Parser peut transformer de nouveaux CV en une variété de formats différents, ou un format sur mesure selon les besoins, pour être compatible avec la plupart des bases de données existantes, évitant ainsi les inconvénients d’un changement d’outil de gestion du recrutement.
Plusieurs emplacements physiques
Les grandes entreprises ont souvent plusieurs emplacements physiques dans un pays ou même dans le monde, et chaque bureau peut être responsable du recrutement de son propre personnel. Mais il devient de plus en plus souhaitable que ces bureaux deviennent davantage interconnectés, améliorent la visibilité à travers l’entreprise, appliquent des politiques de recrutement cohérentes et garantissent une efficacité globale. Par exemple, si les postes sont dupliqués dans différents bureaux, il est logique que ces derniers puissent voir les CV de tous les candidats postulant pour un même type de poste. L’utilisation de DaXtra Search permet de rechercher dans plusieurs bases de données avec une seule requête, ce qui permet aux CV acquis par un bureau d’être mis à la disposition de tous les autres.
Compétences en langage libre (free text)
Extraire les compétences d’un CV est peut-être la partie la plus importante de l’évaluation de l’adéquation des candidats, mais ce sont aussi les données les moins susceptibles d’être présentées sous une forme simple ou cohérente. Alors que certains CV peuvent énumérer des compétences de manière simple, celles-ci sont généralement intégrées dans des phrases ou des paragraphes de forme libre. Cela rend le choix rapide et fiable des compétences un défi important, en particulier lorsque le langage environnant peut considérablement affecter le sens qui devrait être attaché à une compétence (ex : « programmation C basique » versus « 10 ans d’expérience de programmation C »). Le secteur d’activité peut également changer considérablement le sens de certains mots : par exemple, ce qui peut avoir une signification générale dans le langage courant peut avoir une signification très spécifique dans une industrie particulière. Un bon exemple concerne les initiales, “M.D.” qui peuvent revêtir différentes significations – Medical Doctor en médecine ou Managing Director dans la finance. DaXtra Parser est capable d’extraire des compétences en tenant compte du contexte du langage environnant – et nous avons des taxonomies de compétences pour un large éventail de secteurs d’activité afin d’améliorer encore plus la précision.
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